Credo che la cosa più frenante, quando si tratta di documenti, sia la possibilità di buttare via qualcosa che in futuro possa rivelarsi necessario. Non sappiamo mai quanto dobbiamo tenerli e viviamo nel terrore che, una volta buttati via, salti fuori qualche disguido che ci costringa a pentirci amaramente della nostra decisione.
Ecco perché ho deciso di scrivere questa piccola guida sui tempi di conservazione dei differenti documenti.
Qualche premessa
Per fare ordine nei documenti sono necessari dei raccoglitori. Io ne utilizzo solo due: uno per le bollette (e i pagamenti in generale, come il condominio) e uno per… tutto il resto. Inoltre preferisco dividere tutto per anni e non per tipologia. Ho tutte le bollette del 2016, del 2017, 2018 e 2019 (di luce, acqua, gas) in 4 differenti cartelline contrassegnate con un’etichetta che ne decreta l’anno. Una quinta, quella dell’anno in corso, è messa al di sopra di tutte le altre. Una volta pagata la bolletta viene immediatamente inserita nel raccoglitore, così sono tutte posizionate in ordine cronologico senza nessuna fatica.
L’altro raccoglitore è un pochino più confusionario dato che racchiude, senza nessun criterio particolare, tutti gli altri documenti che è necessario tenere. In questo ci sono anche due cartelle dedicate ai cani che contengono tutti i loro esami, le prescrizioni dei medicinali e i libretti. Oltre a questo contiene vari contratti stipulati (ad esempio un prestito), la documentazione per il 730, le copie delle carte d’identità, l’ISEE e via dicendo. In due raccoglitori che occupano pochissimo spazio riesco a far starare tutto.
Un terza parte dei documenti è online dato che abbiamo cominciato a pagare numerose cose con l’home banking. La mia idea per il futuro è di scannerizzare il più possibile ed eliminare la maggior parte del cartaceo.
Tempi di conservazione per un corretto decluttering dei documenti
Andando in ordine di tempo:
- L’ISEE, stando alle nuove regole, scade il 31 dicembre dell’anno in cui è stato fatto. Dopo tale data non è più valido e lo si può cestinare.
- Il BOLLO dell’auto va conservato per 3 anni.
- Le FATTURE dei professionisti (idraulici, meccanici etc) vanno conservate per 3 anni.
- Le BOLLETTE, le SPESE CONDOMINIALI, le MULTE, la SPAZZATURA, le RICEVUTE D’AFFITTO, l’ADSL e il TELEFONO FISSO vanno conservate per 5 anni a partire dalla data di scadenza del pagamento.
- Il CUD va conservato per 5 anni.
- ICI e IMU vanno conservate per 5 anni.
- RICEVUTE DI PAGAMENTO DEI MUTUI vanno conservate per 5 anni.
- La DOCUMENTAZIONE PER IL 730 (ad esempio gli scontrini) va conservata per 6 anni.
- Le BUSTE PAGA vanno conservate fino al pensionamento.
- Gli ATTI NOTARILI (e anche quelli di matrimonio, divorzio e separazione) vanno conservati per sempre.
Nota: tutto ciò che viene scaricato per il 730 (magari fatture di professionisti o il bollo, o altro) modifica la sua data e deve essere tenuto fino a 6 anni. Per capire meglio:
- Fattura dell’idraulico NON scaricata –> tempo di conservazione 3 anni.
- Fattura dell’idraulico scaricata –> tempo di conservazione 6 anni.
Con tutte queste informazioni non è poi così complicato capire cosa tenere e cosa buttare. Dopo il periodo di conservazione non è più richiesta la presenza del documento e, nella maggioranza dei casi, i mancati pagamenti non sono più contestabili in alcun modo.
Buon decluttering dei documenti a tutti! 🙂